home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / vicardoc.zip / VICARCSH.LST < prev    next >
File List  |  1992-02-27  |  7KB  |  158 lines
  1. @MT6
  2. @HM3
  3. @PN29
  4. @HE                      VICAR - Cash Entry
  5. 9.0     GENERAL DESCRIPTION
  6.  
  7.    The Purpose of this section is to allow the user to Enter and
  8.    Edit Cash Transactions against invoices in the individual
  9.    customer accounts and post them to the Transaction File.
  10.  
  11.    Cash Entry is performed by selecting:
  12.                 C. Cash Receipts Entry
  13.    from the Main Program Menu. Once selected, the Following menu
  14.    will be displayed:
  15.  
  16.                 A dd Transactins
  17.                 S earch/Edit Transactions
  18.                 E dit List - Print
  19.                 P ost Entries
  20.  
  21. SELECTION DESCRIPTIONS:
  22.  
  23. 9.1     ADD TRANSACTIONS - Used to enter all Cash Transactions
  24.    (in the case of Apply-To Accounts, Apply them to their
  25.    respective Invoice Transactions) to be posted to customer
  26.    accounts.  The information is entered as follows:
  27.  
  28.         Check Number - The check number of the specific
  29.         transaction, or in the case of a Cash Transaction, "CASH"
  30.         can be entered in its place (or anything else the user
  31.         might want, to indicate Cash).  This "Reference" is used
  32.         to search for transactions in the Cash Transaction File.
  33.  
  34.         Check Date - Date of the Cash receipt itself or Date of
  35.         Entry, whichever is customary to the user.  If this Date
  36.         is +/- 15 days from the current system date, an error
  37.         message will be displayed and the user will be required
  38.         to enter the Date again, if for some reason the date
  39.         needed is outside this range the user can press the Alt-F9
  40.         key to accept the date as entered.  The date is entered in
  41.         the format: "MM/DD/YY" eg. January 12, 1991 is: "01/12/91".
  42.  
  43.         Account Number - Account number of the customer to which
  44.         the transaction is to be posted to.  Once the customer
  45.         number is entered, if it is a valid number, the
  46.         customer's name will be shown on the screen.  If it is
  47.         NOT a valid number an error message will be displayed.
  48.  
  49.         Check Amount - The amount of the Cash or Check payment
  50.         alone to be credited to the customers account.
  51.  
  52.         Discount Allowed - The amount of any discount allowed the
  53.         customer (as determined by the user) to be given to the
  54.         customer upon payment.
  55. @PA
  56.    Add Transactions - Continued.
  57.  
  58.         Total Credit - The total amount of credit to be posted
  59.         towards the customers account for this transaction,
  60.         (Total Credit = Check Amount + Discount Allowed).
  61.         *** Non-Editable Field.
  62.  
  63.         Apply-To - Only for Open Item Accounts.  When a payment
  64.         only applies to a single transaction, the Invoice Number
  65.         (Reference number) can be entered here directly.  To see
  66.         the available transactions for this customer, press the
  67.         F6 key (for Scroll Down) and a Window will open in the
  68.         middle of the screen as shown in Figure 9.1b, displaying the
  69.         first available transaction if any.  The applicable function
  70.         keys for this window are:
  71.  
  72.         F6 - Scroll Down available transaction list.
  73.         F7 - Scroll Up available transaction list.
  74.         Shft-F6 - "Page Down transaction list.
  75.         Shft-F7 - "Page Up transaction list.
  76.         F8 - Multiple Apply-To (See Next section for description).
  77.         F4 - Apply to Currently "Selected" transaction in list.
  78.  
  79.         Once the needed transaction is "Selected", press the F4
  80.         key and the transaction will be "plugged" into the
  81.         Apply-To field automatically and you are done.
  82.  
  83.      Multiple Apply-To - This special function is used to apply a
  84.      single payment to multiple transactions, without having to
  85.      re-enter all the basic information for the transaciton more
  86.      than once.  To select Multiple Apply To, Press the F8 key
  87.      while in the Apply-to Field, an additional line of
  88.      information will be displayed below the original cash entry
  89.      fields, they are:
  90.  
  91.         Cash Amount - The same as described above, but in this
  92.         case for the specific transaction that is being
  93.         applied-to.  Pressing F4 in this field will cause the
  94.         amount of the "Selected" transaction to appear in this
  95.         field, up to the amount of Total Credit shown.
  96.  
  97.         Discount Amount - The portion of the discount allowed to
  98.         be applied to the "Selected" transaction.  For ease of use
  99.         apply as much of the allowed discount to the first
  100.         Transaction as possible, this will alleviate having to
  101.         apply it in peices to multiple transactions.  Pressing F4
  102.         in this field has no effect.
  103.  
  104.         Total Amount - The total amount of credit to be applied
  105.         to the currently "Selected" transaction (Total Amount =
  106.         Cash Amount + Discount Amount).  *** Non-Editable Field.
  107. @PA
  108. 9.2     SEARCH/EDIT TRANSACTIONS - The same as above, with the
  109.    following exceptions:
  110.  
  111.    - Keys: F3 & F5 are available to allow the user to "Page"
  112.    through the transactions in the Cash Entry File. If you
  113.    make any changes to a transaction while using the F3 & F5
  114.    keys, make sure to press the F2 key before moving on to the
  115.    next record or ESCaping out.
  116.  
  117.    - Changing either the Customer Number Field or Invoice
  118.    Number field will prevent you from being able to utilize the
  119.    F3 & F5 keys after you save the changes made to the transaction
  120.    in the Search/Edit Funciton because the Index is changed and
  121.    the location in the index is lost due to this operation.
  122.  
  123.    - Pressing the <F4> key in the Customer Number Field will
  124.    bring up an appropriate Scrolling Window to allow the user to
  125.    select the needed data.
  126.    NOTE - Available only in the registered version.
  127.  
  128.    - Each of the cash transactions is broken into individual
  129.    transactions for each of its Apply-To's.
  130.  
  131.    Eg. if Check #123 for $130.00 is Applied to the following
  132.    transactions:
  133.         I 1000 for: $25.00              I 1001 for: $30.00
  134.         I 1002 for: $35.00              I 1003 for: $40.00
  135.  
  136.       The original check transaction is broken up into the following
  137.       individual transactions:
  138.  
  139.         #123  for: $25.00 to I 1000     #123  for: $30.00 to I 1001
  140.         #123  for: $35.00 to I 1002     #123  for: $40.00 to I 1003
  141.  
  142.       Therefore, when searching through the Cash entry File make
  143.       sure to check the apply-to indicated to insure editing the
  144.       correct transaction.
  145.  
  146.  
  147. 9.3     EDIT LIST - PRINT - This Function allows the user to
  148.    print an Edit list of all the transactions entered in the Cash
  149.    Entry File to check for errors, etc.
  150.  
  151.  
  152. 9.4     POST ENTRIES - This Function allows the user to Post the
  153.    transactions to the Main Transaction File from the Cash Entry
  154.    File.  Once Posted, a Posting Journal will be printed, with an
  155.    additional listing at the end of all G/L Accounts affected by
  156.    the posting, including their respective amounts and a control
  157.    Total.
  158.